Een telefoongesprek kan soms behoorlijk wat informatie bevatten. Een afspraak met een instantie, een gesprek met een leverancier of gewoon een belangrijk gesprek met iemand uit de familie. Achteraf denk je dan misschien: Wat werd er ook alweer precies gezegd?
Een handige oplossing is om het gesprek op te nemen en de geluidsopname vervolgens om te zetten naar tekst. Dat noemen we transcriberen.
Eerst het gesprek opnemen
Op sommige Android-telefoons, waaronder bepaalde Samsung Galaxy-modellen, kan een telefoongesprek rechtstreeks met de Telefoon-app worden opgenomen. Tijdens het gesprek verschijnt dan een knop Opnemen.
Let wel op: de beschikbaarheid van deze functie verschilt per telefoon, softwareversie en land. Ook wordt bij de officiële opnamefunctie de andere gesprekspartner geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen.
Heb je eenmaal een geluidsbestand, dan begint het interessante deel.
Van geluid naar tekst
Een opname hoeft u namelijk niet helemaal opnieuw af te luisteren. Met behulp van spraakherkenning kan de gesproken tekst automatisch worden uitgeschreven.
Het resultaat is bijvoorbeeld:
Gesprekspartner 1: Goedemiddag, u spreekt met de klantenservice...
Gesprekspartner 2: Goedemiddag. Ik bel omdat ik een vraag heb over mijn bestelling...
Zo ontstaat in korte tijd een tekstversie van het gesprek.
Handig bij belangrijke gesprekken
Een uitgeschreven gesprek kan vooral handig zijn wanneer er veel informatie wordt gegeven. Denk bijvoorbeeld aan:
- een gesprek met een helpdesk;
- een afspraak met een bedrijf;
- een interview;
- een telefoongesprek over een bestelling;
- een gesprek waarin meerdere afspraken worden gemaakt.
U kunt de tekst later rustig nalezen en belangrijke informatie eruit halen.
Niet alles wordt perfect herkend
Automatische transcriptie is indrukwekkend, maar niet foutloos. Namen, adressen en technische termen kunnen verkeerd worden verstaan. Ook kunnen twee mensen die door elkaar praten voor problemen zorgen.
Controleer daarom belangrijke gegevens altijd aan de hand van de oorspronkelijke opname.
Van transcriptie naar samenvatting
Een ander voordeel is dat een uitgeschreven gesprek vervolgens gemakkelijk kan worden samengevat. Zo kunt u bijvoorbeeld vragen om alleen de belangrijkste afspraken, bedragen, data en actiepunten uit het gesprek te halen.
Een gesprek van twintig minuten kan daardoor veranderen in een overzicht van enkele alinea's.
Denk aan privacy
Een telefoongesprek kan persoonlijke of vertrouwelijke informatie bevatten. Wees daarom voorzichtig met online diensten die een opname naar hun servers sturen om deze te laten transcriberen.
Bij gevoelige gesprekken is het verstandig eerst te controleren waar de opname en de tekst worden verwerkt en opgeslagen.
Een handige combinatie
De combinatie van gesprek opnemen → tekst maken → samenvatten kan dus behoorlijk handig zijn. U hoeft niet tijdens een gesprek alles mee te schrijven en kunt achteraf toch precies terugzoeken wat er is besproken.
Uw smartphone wordt daarmee eigenlijk een soort digitale notulist.