E-mail is een van de belangrijkste communicatiemiddelen van vandaag, maar het veroorzaakt daarbij nogal wat chaos. Lees daarom deze tips om zowel uw mailbox als uw hoofd iets leger te maken.

Een leger hoofd begint met een opgeruimde inbox
Het mailverkeer in de wereld kent geen pauze. Belangrijke werkmails, privémails, nieuwsbrieven, SPAM-mails: zo gaat het de hele dag door. Daarom is het goed om regelmatig onbelangrijke mails weg te gooien en je inbox op te ruimen. Hierbij 5 tips om je mailbox netjes en overzichtelijk te houden.

Tip 1: Gooi weg
Bewaar niet elke mail die je krijgt. Beantwoord de mail (of niet, als het niet nodig is) en bepaal dan of het belangrijk is om hem te bewaren. Mails zoals: automatische antwoorden, alle 10 mailtjes die je krijgt van 1 online bestelling, hele mail conversaties. Deze kunnen regelrecht je prullenbak in.

Tip 2: Stop niet alles in mapjes
Veel mensen bewaren hun inkomende mail in verschillende mappen. Dat is slim, maar houd het simpel. Je hebt geen tientallen mappen nodig om je e-mail te organiseren. De zoekfunctie in Outlook werkt superhandig. Het helpt dan alleen wel als je het onderwerp van je mail(conversatie) een logische naam geeft. Heb je een e-mail map niet meer nodig? Verwijder hem dan of bewaar hem op een andere plek op je pc als archief.

Tip 3: Schrijf je uit
Hoe vaak verwijder jij steeds weer dezelfde emailnieuwsbrief? Schrijf je direct uit. Zo is het ook met meldingen van sociale media. Check bijvoorbeeld je Facebook- of LinkedIn-instellingen waarvoor jij per mail een melding krijgt. Dit kun je direct aanpassen.

 

Tip 4: Gebruik je e-mail niet als to-do-lijst
Vaak raakt onze mailbox vol, omdat we het behandelen als een agenda met dingen die we moeten doen. Gebruik hiervoor niet je inbox, maar maak er een aparte taak van. Dat kan in Outlook, maar OneNote en Wunderlist zijn hiervoor ook superhandige programma’s. Lees ook mijn eerdere blog over Microsoft To Do.

Tip 5: Lees je mail op vaste momenten
Het mailverkeer gaat de hele dag door. Kijk daarom niet bij ieder mailtje in je inbox, maar plan het in. Wanneer je regelmatig (1 keer per dag of 1 keer per uur: afhankelijk van hoeveel mail je krijgt) je mail leest, heb je tijd om te reageren en raak je niet de hele tijd afgeleid.

Bron: Microsoft blogs